Politique de confidentialité (offre sur mesure et rendez-vous)

Version 2026-10-14

Ce document régit l’offre d’applications sur mesure : conception, développement, livraison et hébergement d’une application pour un client. Il ne régit pas le service Archimède.

Politique de confidentialité (offre sur mesure et rendez-vous)

Cette politique s'adresse aux personnes en relation avec l'offre applications sur mesure de W.H.O.O.K : entreprises contactées, personnes qui demandent un entretien, participants aux rendez-vous, clients et leurs interlocuteurs.

Elle ne couvre pas les données que le Client confie à son application : pour celles-là, le Client est responsable de traitement et l'Éditeur son sous-traitant, dans les conditions de l'annexe RGPD des applications sur mesure (https://whook.tech/legal/rgpd-sur-mesure). Elle ne couvre pas non plus le service Archimède, qui a sa propre politique.

1. Responsable du traitement

Kevin Wagnon, entrepreneur individuel, marque W.H.O.O.K (« l'Éditeur »), 3 Résidence Flandres, 59115 Leers, France. SIREN 911 292 415.
Pour toute question ou demande relative à vos données : contact@whook.tech.

2. Les données traitées

Identité et coordonnées professionnelles : nom, fonction, entreprise, téléphone, adresse électronique, adresse de l'entreprise, numéro SIREN.
Ce que vous nous dites de votre activité : les tâches, leur fréquence, leur durée, les personnes concernées, les outils utilisés, ce qu'elles coûtent, vos priorités. Ces informations servent à composer la maquette de votre application et à établir le devis.
Les échanges : messages, notes d'appel, comptes rendus de rendez-vous.
Les enregistrements et transcriptions des rendez-vous et des appels, dans les conditions de l'article 4.
Les documents : maquettes, devis, contrats, factures, et la preuve de vos validations et signatures (nom, fonction, date et heure, empreinte de l'adresse IP, navigateur utilisé). L'adresse IP n'est jamais conservée en clair.
Le signalement d'un virement, lorsque vous indiquez avoir réglé un acompte : sa date et son heure. Aucune coordonnée bancaire ne vous est demandée.
Des données techniques : journaux de connexion et de sécurité.

Lorsque nous vous contactons sans que vous nous ayez écrit, vos coordonnées professionnelles proviennent de sources publiques : registre des entreprises, site internet de l'entreprise.

3. Pourquoi, et sur quelle base

Vous contacter pour vous présenter l'offre (prospection entre professionnels) : intérêt légitime de l'Éditeur. Vous pouvez vous y opposer à tout moment.
Répondre à votre demande d'entretien, préparer et conduire les rendez-vous, composer la maquette, établir le devis et le contrat : mesures précontractuelles prises à votre demande.
Enregistrer et transcrire un rendez-vous en visio : votre consentement, donné avant l'enregistrement et retirable à tout moment.
Enregistrer et transcrire un appel téléphonique : intérêt légitime de l'Éditeur, après vous en avoir informé en début d'appel. Vous pouvez vous y opposer : l'appel continue alors sans enregistrement.
Exécuter le contrat, facturer, tenir la comptabilité : exécution du contrat et obligations légales.
Conserver la preuve des validations, des signatures et des paiements ; assurer la sécurité : intérêt légitime de l'Éditeur.
Mesurer la qualité de nos échanges commerciaux, sans nom, sans numéro et sans citation : intérêt légitime de l'Éditeur.

4. Les rendez-vous enregistrés

Ce qui se passe, dans l'ordre.

Les visios ont lieu sur nos propres serveurs, hébergés en France. Aucun service de visioconférence tiers n'y participe.
Un rendez-vous n'est enregistré que si chaque participant a donné son accord, à l'écran, avant le début de l'enregistrement. L'enregistrement est signalé en permanence sur chaque page. Chacun peut l'arrêter à tout moment, et son accord est alors retiré.
Si vous rejoignez un rendez-vous déjà en cours d'enregistrement, votre accord vous est demandé avant d'entrer. Si vous ne le donnez pas, l'Éditeur peut arrêter l'enregistrement pour que vous puissiez entrer.
L'audio est découpé en tranches de quelques minutes. Chaque tranche est transmise à un service de transcription, puis l'audio est effacé dès que la tranche est transcrite. L'audio n'est jamais conservé.
Le texte obtenu est rangé dans votre dossier. Il sert à rédiger le compte rendu, à préparer la maquette de votre application et à établir le devis.

L'analyse assistée par intelligence artificielle. Un service d'intelligence artificielle aide à repérer dans le texte les informations utiles (tâches, durées, volumes, priorités). Chaque information est vérifiée par l'Éditeur avant d'être retenue. Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard, ou vous affectant de manière significative, n'est prise de façon automatisée.

Le compte rendu. Il vous est adressé après relecture par l'Éditeur.

Les appels téléphoniques suivent les mêmes règles de transcription et d'effacement de l'audio, sur la base décrite à l'article 3.

5. Destinataires et prestataires

Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées. Elles ne sont accessibles qu'à l'Éditeur et aux prestataires techniques suivants, qui agissent sur ses instructions :

OVH SAS (France) : hébergement des données et des visios ;
Brevo (France) : acheminement des emails (devis, contrats, comptes rendus, liens personnels) ;
Mistral AI (France) : transcription de l'audio et analyse assistée des transcriptions.

Les données sont traitées dans l'Union européenne. Aucune n'est transférée hors de l'Union européenne.

6. Durées de conservation

Audio des rendez-vous et des appels : effacé dès sa transcription.
Entreprise contactée qui n'est pas devenue cliente : ses données, transcriptions comprises, sont conservées trois ans après le dernier contact, puis effacées.
Opposition : si vous demandez à ne plus être contacté, nous gardons de quoi honorer cette demande, réduit au strict nécessaire, pour ne pas vous recontacter par erreur.
Client : le dossier est conservé pendant la relation commerciale, puis trois ans après son terme.
Contrats et preuves de signature : cinq ans après la fin du contrat (délai de prescription, article L110-4 du Code de commerce).
Factures et pièces comptables : dix ans (article L123-22 du Code de commerce).
Mesures sans nom, ni numéro, ni citation : conservées. Leur lien avec votre dossier est coupé quand vos données sont effacées.
Journaux techniques : douze mois.

7. Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et, lorsqu'il s'applique, de portabilité. Vous pouvez à tout moment :

retirer votre accord à l'enregistrement, pendant le rendez-vous en l'arrêtant, ou après en nous écrivant. Le retrait ne remet pas en cause ce qui a été fait avant lui. Sur demande, la transcription correspondante est effacée ;
vous opposer à la prospection, par simple réponse à notre message ou par email.

Écrivez à contact@whook.tech. Nous répondons dans un délai d'un mois.

Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la CNIL (https://www.cnil.fr).