W.H.O.O.K traite les données de prospects uniquement pour fournir le service (sélection, enrichissement, préparation d'emails, envois validés par le client, suivi des réponses, gestion des oppositions, relances, CRM) et sur instruction du client, matérialisée par l'usage du service et les validations effectuées.
Prospects professionnels (B2B) : identité professionnelle, fonction, entreprise, coordonnées professionnelles, informations publiques d'entreprise, échanges email liés à la prospection, statut commercial, oppositions (STOP).
Origine des données, et ce sont les seules sources : le répertoire SIRENE de l'INSEE (par l'API Recherche d'entreprises de data.gouv.fr), OpenStreetMap, et les sites web professionnels publiquement accessibles. Aucune base n'est achetée, louée ni échangée. La source SIRENE utilisée exclut les unités légales dont le statut de diffusion est restreint auprès de l'INSEE. Aucune de ces trois sources ne porte de liste d'opposition à la prospection commerciale consultable avant un premier message : l'opposition s'exerce après réception, par le moyen prévu au §6.
L'envoi des emails de prospection utilise la messagerie propre du client (SMTP/IMAP ou Gmail via OAuth Google), qui n'est pas un sous-traitant de W.H.O.O.K. Hébergement, IA et emails transactionnels sont opérés en France ; le seul traitement hors UE est le paiement.
W.H.O.O.K informe le client de tout projet d'ajout ou de remplacement d'un sous-traitant ultérieur dans un délai raisonnable, lui permettant de s'y opposer pour un motif légitime. Chaque sous-traitant ultérieur est tenu par des obligations de protection des données équivalentes à celles de la présente annexe. Le personnel autorisé est soumis à une obligation de confidentialité. Le traitement dure le temps du contrat.
Isolation stricte par client (aucun accès croisé entre espaces) ; chiffrement des identifiants email (les mots de passe ne sont jamais restitués) ; contrôles d'accès et journalisation de sécurité ; garde-fous d'envoi (validation humaine, quotas, opposition systématique, fenêtres horaires, plafond de relances) ; sauvegardes régulières ; hachage des IP de preuve.
W.H.O.O.K assiste le client pour répondre aux demandes d'exercice de droits des prospects. Les oppositions (réponse « STOP ») sont appliquées automatiquement, dès le traitement de la réponse : arrêt des envois et des relances, inscription en liste d'opposition durable.
En cas de violation de données affectant le client ou ses prospects, W.H.O.O.K notifie le client dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, avec les informations utiles à ses propres obligations de notification.
En fin de contrat, les données de prospects du client sont supprimées ou restituées sur demande, dans un délai raisonnable, à l'exception des données dont la conservation est légalement requise et de la liste d'opposition (nécessaire pour honorer les STOP).
W.H.O.O.K met à disposition les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect de la présente annexe.